A l’Agence Media 112, on nous signale souvent combien peut être difficile de dégager du temps pour les activités essentielles telles que la communication et le développement de votre entreprise. De nombreux clients nous ont rapporté ne pas réussir à trouver suffisamment de disponibilité pour se consacrer à ce qu’ils souhaitent vraiment faire.
Cet article pourrait vous guider dans l’organisation de votre temps de travail en vous basant sur la méthode Lean, une approche éprouvée pour optimiser l’efficacité et éliminer le gaspillage. En appliquant ces principes, vous pourrez dégager du temps précieux pour les activités qui comptent vraiment pour vous et votre entreprise.
Toyota et ses fameuses méthodes de management
Dans les années 70, Toyota a révolutionné le monde du management avec le développement de méthodes visant à améliorer la productivité et l’efficacité de leur production. Face à une concurrence accrue et à la nécessité de réduire les coûts tout en maintenant une haute qualité, Toyota a conçu des stratégies pour optimiser chaque aspect de leur chaîne de valeur. Leurs innovations en gestion de production ont non seulement permis de rester compétitifs mais ont également posé les bases de nombreuses méthodes de gestion modernes.
Les raisons pour lesquelles Toyota a élaboré ces méthodes sont multiples. Premièrement, l’entreprise souhaitait répondre de manière plus agile et flexible aux demandes du marché en constante évolution. Deuxièmement, elle cherchait à réduire les coûts tout en augmentant la qualité, un défi majeur dans l’industrie automobile. Enfin, Toyota visait à créer un environnement de travail où les employés pourraient contribuer de manière plus significative et proactive à l’amélioration des processus.
La Méthode Lean
La méthode Lean, issue des innovations de Toyota, se concentre sur l’élimination des gaspillages et l’amélioration continue. Elle repose sur le concept de « Kaizen » qui signifie « amélioration continue ». L’objectif principal est de créer plus de valeur pour les clients avec moins de ressources. En identifiant et en éliminant les activités qui n’ajoutent pas de valeur, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité et leur rentabilité.
La méthode Lean s’est rapidement propagée au-delà de l’industrie automobile pour être adoptée par divers secteurs tels que la santé, la logistique, et même les services financiers. Ce succès est dû à sa flexibilité et à son application universelle. En effet, les principes Lean peuvent être adaptés à toute organisation cherchant à améliorer ses processus et à éliminer le gaspillage. Aujourd’hui, la méthode Lean est reconnue comme un standard de l’excellence opérationnelle à travers le monde.
Trois types d’activités, à identifier d’urgence
Activités à Valeur Ajoutée (AVA)
Ces activités sont directement liées à la création de valeur pour le client ou l’entreprise. Elles incluent toute tâche qui transforme un produit ou un service de manière à répondre aux besoins du client.
Par exemple, dans une agence web, la conception et le développement de sites web pour les clients sont des activités à valeur ajoutée. Ces tâches génèrent des revenus et renforcent la satisfaction client, contribuant directement à la croissance de l’entreprise.
Activités Nécessaires sans Valeur Ajoutée (ANSVA)
Bien que ces activités n’ajoutent pas de valeur directe, elles sont nécessaires pour le fonctionnement de l’entreprise. Il peut s’agir de la gestion administrative, de la maintenance des équipements, ou de la conformité réglementaire.
Par exemple, la gestion des factures et des paiements, bien qu’indispensable, n’ajoute pas de valeur directe au produit final, mais elle est essentielle pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Activités de Gaspillage (AG)
Ces activités n’apportent aucune valeur et ne sont pas nécessaires. Elles représentent du temps perdu qui pourrait être mieux utilisé ailleurs. Exemples typiques : les tâches répétitives sans automatisation, les erreurs qui nécessitent des corrections, ou les réunions improductives.
Dans une agence web, cela pourrait inclure la correction de bugs dus à une mauvaise planification initiale ou des réunions sans agenda clair et objectifs précis.
Exemples concrets sur le plan privé
- Activités à Valeur Ajoutée (AVA)
— Passer du temps de qualité avec la famille : Renforce les liens familiaux et crée des souvenirs précieux.
— Pratiquer une activité sportive ou artistique : Contribue à la santé physique et mentale.
— Apprendre de nouvelles compétences : Améliore le développement personnel et ouvre de nouvelles opportunités. - Activités Nécessaires sans Valeur Ajoutée (ANSVA)
— Faire les courses : Essentiel pour le quotidien, mais n’apporte pas de valeur directe.
— Nettoyer la maison : Nécessaire pour un environnement sain, mais répétitif et sans valeur ajoutée.
— Gérer les finances personnelles : Crucial pour la stabilité financière, mais prend du temps sans créer de valeur tangible. - Activités de Gaspillage (AG)
— Scroller sans but sur les réseaux sociaux : Temps perdu sans bénéfice.
— Regarder la télévision sans programme spécifique : Divertissement passif sans objectif.
— Procrastiner sur des tâches importantes : Retarde l’accomplissement de tâches essentielles.
Exemples concrets sur le plan professionnel
- Activités à Valeur Ajoutée (AVA)
— Travailler sur des projets clients : Directement lié à la satisfaction client et à la génération de revenus.
— Développer de nouveaux produits ou services : Innovant et créant de nouvelles opportunités de marché.
— Former et développer les compétences des employés : Investissement dans le capital humain, amélioration des performances. - Activités Nécessaires sans Valeur Ajoutée (ANSVA)
— Tenir des réunions de coordination : Essentiel pour la communication interne, mais doit être optimisé.
— Remplir des rapports obligatoires : Conformité et documentation nécessaires, mais chronophages.
— Maintenir les systèmes et outils de l’entreprise : Garantit le bon fonctionnement mais sans création directe de valeur. - Activités de Gaspillage (AG)
— Réunions sans ordre du jour précis : Inefficace et souvent source de perte de temps.
— Corriger des erreurs dues à une mauvaise communication : Évitable avec une meilleure planification et communication.
— Chercher des informations mal organisées : Temps perdu qui pourrait être évité avec une meilleure organisation.
Quelle proportion ?
Pour maximiser l’efficacité, il est conseillé de structurer son temps de travail de la manière suivante :
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Activités à Valeur Ajoutée : 60-70%
Concentrez-vous sur les tâches qui génèrent de la valeur directe pour votre entreprise et vos clients. Cela peut inclure des actions comme la création de contenu, la gestion de projets clients, et l’innovation de produits et services. Plus vous investissez de temps dans ces activités, plus vous verrez des résultats tangibles et bénéfiques. -
Activités Nécessaires sans Valeur Ajoutée : 20-30%
Réduisez le temps consacré à ces tâches en les rationalisant autant que possible. Par exemple, l’automatisation des processus administratifs ou l’optimisation des réunions peut libérer du temps pour des tâches plus stratégiques. L’idée est de rendre ces activités aussi efficaces que possible, sans qu’elles consomment une part disproportionnée de votre emploi du temps. -
Activités de Gaspillage : 0-10%
Identifiez et éliminez ces activités pour libérer du temps pour des tâches plus productives. Cela nécessite une évaluation régulière de vos processus et une vigilance constante pour repérer et supprimer les inefficacités. Parfois, un simple changement dans la manière dont une tâche est effectuée peut éliminer complètement le gaspillage associé.
En conclusion, chaque minute compte !
En adoptant la méthode Lean et en structurant votre temps de travail selon les trois types d’activités, vous pouvez améliorer significativement votre productivité et libérer du temps pour ce qui compte vraiment. A l’Agence Media 112, nous sommes dédiés à aider nos clients à optimiser leur efficacité afin qu’ils puissent se concentrer sur la croissance et le succès de leur entreprise.
En appliquant ces principes dès aujourd’hui, vous pourrez non seulement améliorer votre gestion du temps, mais aussi atteindre vos objectifs professionnels et personnels plus rapidement et plus efficacement.
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Notre structure prévoit la mise à disposition d’un consultant personnel. Il vous connaît et connaît votre entreprise.
