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Fair Use Policy

EN BREF

Une approche responsable pour garantir à tous un service optimal.

Certains projets, comme par exemple la création d’un site internet, sont vendus au forfait. Cela signifie que nous convenons de vous livrer un travail spécifique contre un prix fixe. Dès le début, vous savez ce que vous obtiendrez et à quel prix.

Lorsque vous confiez ce type de projet à l’Agence Media 112, nous attribuons un quota d’heures maximales pour sa réalisation, basé sur la complexité et la portée du projet.

C’est notre Fair Use Policy. Elle est conçue pour garantir que chaque projet reçoive l’attention et les ressources nécessaires à sa réussite.

FAIR USE policy

En détails

L’Agence Media 112 s’engage à fournir des services digitaux de haute qualité et hautement personnalisés. Chacun d’entre nous est engagé à concrétiser votre projet avec diligence et professionnalisme.

Nous croyons en une relation basée sur le respect mutuel des ressources et du temps. Cette politique est conçue pour veiller à ce que votre projet reçoive l’attention qu’il mérite, tout en respectant les limites nécessaires pour une gestion saine de notre agence.

Une utilisation équitable des ressources

Pour tout projet au forfait, et lors de la conclusion du contrat, nous fixons une limite maximale d’heures consacrées au projet, appelée « Fair Use Policy ». Cette limite est calculée de manière à refléter de manière confortable les besoins de votre projet tout en restant juste et raisonnable pour toutes les parties : vous, nous, et les autres clients de l’agence.

Les prestations prises en compte

La limite Fair Use Policy inclut toutes les heures consacrées à votre projet, y compris mais sans s’y limiter :

  • Aux demandes de recherche et d’analyse spécifiques aux besoins de votre projet
  • La conception, le développement et la mise en œuvre des fonctionnalités
  • Les réunions de travail, les appels téléphoniques et les communications avec vous et votre équipe
  • Toute autre activité directement liée à l’avancement de votre projet

Le mode de calcul des pointages est identique à celui de nos prestations horaires.

Comment nous évaluons la limite Fair Use, et la manière d’en prendre connaissance.

Nous proposons une limite Fair Use sur base de 3 pôles :

  • Évaluation approfondie des exigences de votre projet, où nous prenons en compte la complexité, le niveau de personnalisation, et les objectifs à atteindre.
  • Notre expérience et nos données historiques sur des projets similaires.
  • Une marge de flexibilité pour accueillir des ajustements raisonnables en cours de route.

Votre Fair Use Policy et sa limite sont inscrits à votre contrat, et en font partie intégrante.
Nous restons naturellement à votre disposition à tout moment pour faire un point sur la situation du projet.

Si la limite est dépassée

Nous suivons de près le temps passé sur chaque projet. Si nous approchons de la limite Fair Use Policy à 90% ou plus, nous nous engageons d’abord et toujours à vous en informer à l’avance, et à vous formuler des propositions pour terminer le projet au plus près de vos intérêts.

Si la limite est dépassée, les heures supplémentaires seront facturées à notre tarif horaire standard. Cette approche assure que nous pouvons continuer à fournir des services de qualité sans compromettre l’équité envers tous nos clients.

Ce que vous pouvez faire pour diminuer nos pointages

Votre collaboration est essentielle pour la mise en oeuvre de notre Faire Use Policy. Voici comment vous pouvez contribuer activement à diminuer les pointages et ressources allouées :

  • Communication claire et continue
    Une communication régulière et précise est la clé. En nous fournissant des informations détaillées dès le début et en répondant rapidement à nos questions, vous nous aidez à mieux comprendre vos attentes et à éviter les malentendus.

  • Décisions de dernière minute
    Les modifications de dernière minute peuvent entraîner des dépassements d’heures. Nous vous encourageons à réfléchir soigneusement à vos besoins et à vos demandes avant de les transmettre, afin de minimiser les ajustements en cours de route.

  • Regroupement et organisation
    Aidez-nous à optimiser le temps consacré à votre projet en planifiant et en organisant vos demandes. Par exemple, regroupez vos feedbacks et vos révisions au lieu de les envoyer sporadiquement.

  • Réactivité
    Fournir vos retours et approbations dans ses délais raisonnables est crucial pour éviter des relances facturables.

  • Compréhension des limites de la portée du projet
    Comprendre ce qui est inclus dans la portée de votre projet au forfait et ce qui ne l’est pas, vous aidera à éviter les demandes hors cadre, qui peuvent entraîner des dépassements.

  • Participation active et concentrée lors des réunions
    Lors des réunions, une participation active et concentrée permet de traiter les points essentiels plus efficacement, maximisant ainsi l’utilisation des heures allouées.

  • Utilisation judicieuse des ressources de l’agence
    Soyez conscient de l’impact de vos demandes sur le temps et les ressources de l’agence. Des demandes excessives ou des changements de direction fréquents peuvent entraver l’efficacité et l’équité pour d’autres clients.

  • Approche collaborative
    Considérez notre relation comme un partenariat. Votre engagement envers le projet et votre collaboration sont essentiels pour atteindre la meilleure possible.

Fair use Policy

Questions fréquemment posées (FAQ)

Qu'est-ce que la politique de "Fair Use" de l'Agence Media 112 ?

Notre politique de "Fair Use" définit une limite maximale d'heures consacrées à chaque projet pour garantir une distribution équitable des ressources et un service de qualité à tous nos clients. Cette limite est fixée dans le contrat et reflète les besoins de votre projet.

Comment la limite de Fair Use est-elle calculée et inclue dans mon projet ?

La limite est évaluée pour correspondre aux besoins spécifiques de votre projet, selon notre expérience et votre position sectorielle. Elle inclut toutes les heures de travail, y compris la recherche, le développement, les réunions et toute autre activité liée à l'avancement du projet.

Comment puis-je connaître la limite de Fair Use pour mon projet ?

La limite de votre Fair Use Policy est clairement indiquée dans votre contrat. Vous pouvez également nous contacter à tout moment pour faire le point sur l'utilisation des heures allouées à votre projet.

Que se passe-t-il si la limite de Fair Use est dépassée ?

Si nous approchons de la limite (90% ou plus), nous vous informerons à l'avance et discuterons des options pour achever le projet. Les heures supplémentaires seront facturées à notre tarif horaire standard.

Comment puis-je aider à réduire les heures consacrées à mon projet ?

Vous pouvez aider en communiquant de manière claire et continue, en évitant les modifications de dernière minute, en organisant vos demandes, en étant réactif, en comprenant les limites de la portée du projet, en participant activement aux réunions et en utilisant judicieusement nos ressources.

Quelle est l'importance d'une collaboration efficace pour respecter la Fair Use Policy ?

Une collaboration efficace est cruciale. En travaillant ensemble de manière organisée et en respectant la portée du projet, nous pouvons optimiser l'utilisation des heures allouées et garantir la réussite de votre projet dans les limites de la Fair Use Policy.

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Notre objectif est d’augmenter votre chiffre d’affaires.

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GARANTIE DE TRANSPARENCE

Votre contrat de service

Si nous décidons d’entrer en relation, nous vous proposerons de conclure un contrat de service, reprenant :

→ L’audit de vos besoins et le cahier des charges
→ Le détail précis des tâches à réaliser
→ Les aspects administratifs & financiers
→ Les conditions de reconduction et de résiliation

Ce contrat est adaptable par avenants, en cas d’évolution de vos besoins.

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