Fair Use Policy

L’Agence Media 112 s’engage à fournir des services digitaux de haute qualité et hautement personnalisés. Chacun d’entre nous est engagé à concrétiser votre projet avec diligence et professionnalisme.

Nous croyons en une relation basée sur le respect mutuel des ressources et du temps. Cette politique est conçue pour veiller à ce que votre projet reçoive l’attention qu’il mérite, tout en respectant les limites nécessaires pour une gestion saine de notre agence.

Une utilisation équitable des ressources

Pour tout projet au forfait, et lors de la conclusion du contrat, nous fixons une limite maximale d’heures consacrées au projet, appelée « Fair Use Policy ». Cette limite est calculée de manière à refléter de manière confortable les besoins de votre projet tout en restant juste et raisonnable pour toutes les parties : vous, nous, et les autres clients de l’agence.

Les prestations prises en compte

La limite Fair Use Policy inclut toutes les heures consacrées à votre projet, y compris mais sans s’y limiter :

• Aux demandes de recherche et d’analyse spécifiques aux besoins de votre projet
• La conception, le développement et la mise en œuvre des fonctionnalités
• Les réunions de travail, les appels téléphoniques et les communications avec vous et votre équipe
• Toute autre activité directement liée à l’avancement de votre projet

Le mode de calcul des pointages est identique à celui de nos prestations horaires.

Comment nous évaluons la limite Fair Use, et la manière d’en prendre connaissance.

Nous proposons une limite Fair Use sur base de 3 pôles :

• Évaluation approfondie des exigences de votre projet, où nous prenons en compte la complexité, le niveau de personnalisation, et les objectifs à atteindre.
• Notre expérience et nos données historiques sur des projets similaires.
• Une marge de flexibilité pour accueillir des ajustements raisonnables en cours de route.

Votre Fair Use Policy et sa limite sont inscrits à votre contrat, et en font partie intégrante.
Nous restons naturellement à votre disposition à tout moment pour faire un point sur la situation du projet.

Si la limite est dépassée

Nous suivons de près le temps passé sur chaque projet. Si nous approchons de la limite Fair Use Policy à 90% ou plus, nous nous engageons d’abord et toujours à vous en informer à l’avance, et à vous formuler des propositions pour terminer le projet au plus près de vos intérêts.

Si la limite est dépassée, les heures supplémentaires seront facturées à notre tarif horaire standard. Cette approche assure que nous pouvons continuer à fournir des services de qualité sans compromettre l’équité envers tous nos clients.

Ce que vous pouvez faire pour diminuer nos pointages

Votre collaboration est essentielle pour la mise en oeuvre de notre Faire Use Policy. Voici comment vous pouvez contribuer activement à diminuer les pointages et ressources allouées :

• Communication claire et continue
  Une communication régulière et précise est la clé. En nous fournissant des informations détaillées dès le début et en répondant rapidement à nos questions, vous nous aidez à mieux comprendre vos attentes et à éviter les malentendus.

• Décisions de dernière minute
  Les modifications de dernière minute peuvent entraîner des dépassements d’heures. Nous vous encourageons à réfléchir soigneusement à vos besoins et à vos demandes avant de les transmettre, afin de minimiser les ajustements en cours de route.

• Regroupement et organisation
  Aidez-nous à optimiser le temps consacré à votre projet en planifiant et en organisant vos demandes. Par exemple, regroupez vos feedbacks et vos révisions au lieu de les envoyer sporadiquement.

• Réactivité
  Fournir vos retours et approbations dans ses délais raisonnables est crucial pour éviter des relances facturables.

• Compréhension des limites de la portée du projet
  Comprendre ce qui est inclus dans la portée de votre projet au forfait et ce qui ne l’est pas, vous aidera à éviter les demandes hors cadre, qui peuvent entraîner des dépassements.

• Participation active et concentrée lors des réunions
  Lors des réunions, une participation active et concentrée permet de traiter les points essentiels plus efficacement, maximisant ainsi l’utilisation des heures allouées.

• Utilisation judicieuse des ressources de l’agence
  Soyez conscient de l’impact de vos demandes sur le temps et les ressources de l’agence. Des demandes excessives ou des changements de direction fréquents peuvent entraver l’efficacité et l’équité pour d’autres clients.

• Approche collaborative
  Considérez notre relation comme un partenariat. Votre engagement envers le projet et votre collaboration sont essentiels pour atteindre la meilleure possible.